Um einen roten Faden für den Tag zu haben und seine Projekte zu bearbeiten oder Ziele zu erreichen, kann die To Do List ein wichtiges Tool sein. Ich selbst brauche eine Liste, um grob zu wissen was ansteht und nichts zu vergessen. Allerdings kommt es auch auf die Art der Führung einer Liste an, wenn man vermeiden will, dass man sich ständig nur den Unwichtigen Dingen widmet. Eine Liste nach Themenrelevanz und eine Liste für den Tagesablauf helfen mir meinen Tag zu strukturieren.

1. Wochenaufgaben reduzieren für den Tag

Ich habe eine Liste auf der alle mehr oder weniger wichtigen anstehenden Aufgaben und Projekte aufgelistet sind. Ich sortiere meine Aufgaben nach Kategorien wie z.B.: Arbeit, Allgemein, Wichtig, Einkaufen, Haushal, etc..

Diese Liste ist einfach ein grober Überblick für mich, um das Gefühl zu haben alle demnächst anstehenden Aufgaben und Projekte unter Kontrolle zu haben. Doch diese Liste ist nicht die To-Do Liste, die mich durch den Tag begleitet. Dafür ist sie einfach zu voll und nicht sinnvoll strukturiert. Für jeden einzelnen Tag lege ich eine neue Liste an, die zum einen zeitliche Termine festhält, aber auch die ca. 5 wichtigsten Aufgaben enthält. Diese Aufgaben werden dann in der Reihenfolge in den freien Zeiten abgearbeitet.

2. Die wichtigste Aufgabe zuerst

„Eat the Frog“ heißt das berühmte Buch von Brian Tracy, indem es zusammengefasst heißt: die wichtigste Aufgabe zuerst! Diese Aufgaben sind häufig auch gleichzeitig die, die uns besonders viel Überwindung kosten. Viele Menschen ziehen also lieber erstmal unwichtige Aufgaben vor (Beispiel: das Aufräumen vor dem Lernen für die schwere Klausur). Und wenn es dann zu den wirklich relevanten Aufgaben kommt, haben sie nicht mehr genug Willenskraft oder glauben schon genug gemacht zu haben an diesem Tag. So werden die eigentlich wesentlichen Aufgaben immer weiter nach Hinten gestellt, bis es vielleicht einfach wieder zu knapp wird.

3. Aufgaben nach Relevanz sortieren

Nicht jede Aufgabe auf deiner Liste hat den gleichen Effekt auf dein Leben. Es lohnt sich bei Aufgaben immer auf das langfristige Ergebnis zu schauen, um ihre Relevanz zu erkennen. So hat Aufräumen langfristig nicht den gleichen großen Effekt, wie es z.B. ein wichtiges Projekt oder Fitness für dich hat. Nichts gegen Aufräumen – es gehört definitiv dazu. Aber es muss nicht auf deiner Prioritätenliste ganz oben stehen, wenn dadurch wichtige Projekte nach unten rutschen! Zudem neigen wir gerne dazu Aufgaben erst zu machen, wenn sie dringend sind (z.B. Rechnungen zahlen). Doch viele Aufgaben drängen uns im Alltag nicht, sind aber in ihrem Effekt auf unser Leben viel größer und wichtiger (Weiterbilden, Fitness, Unternehmen gründen). Achte immer darauf diese Art von Aufgaben nicht wegfallen zu lassen, denn sie bestimmen auch langfristig mit, wohin sich dein Leben entwickelt.

4. Dein bestes Medium suchen

Der eine nutzt das Handy – ich selbst schreibe gern auf Papier. Es gibt zahlreiche Programme und jeder nutzt es gerne anders. Es gibt nicht die Art To-Do Listen zu führen. Es gibt nur deine Art, die am besten für dich funktioniert und das gilt es für dich herauszufinden. Es lohnt sich einiges auszuprobieren und die Tipps anderer zu testen und ggf. abzuwandeln. Eine Tagesstruktur zu finden ist genau so wie eine Struktur im Haushalt zu finden – wichtig aber individuell. Probier dich aus!

5. Zeit nehmen

Mach es dir zum Ritual, dir 5-15 Minuten am Tag mit deiner To-Do List auseinanderzusetzen und dir deine Aufgaben vor Augen zu führen. Manche machen dies gerne Morgens. Ich selbst plane einen Tag am liebsten den Abend davor, um freiere Gedanken während der Nacht zu haben. Du wirst dich unheimlich produktiv und zufrieden fühlen, wenn du den Überblick über deinen Tag und deine Aufgaben hast. Starte jetzt!

Hast du noch einige Tipps, wie man eine To-Do List optimieren kann, dann schreibe es gerne in die Kommentare.

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